6 เทคนิค เพื่อการสื่อสารกับทีมในช่วง Work From Home

😕 สั่งอีกอย่าง ได้อีกอย่าง! ทำงานทางไกล อาจจะทำให้คุยกันไม่ค่อยรู้เรื่อง !!

"อ้าว. . .ไม่เหมือนกับที่คุยกันไว้หนิ!" สั่งหมู-ได้หมา สั่งปลา-ได้ปู !! 🙄

Work from Home หรือ การทำงานที่บ้าน อาจจะสร้างความท้าทายใหม่ๆ ในการสื่อสาร และทำให้เกิดการทำงานร่วมกัน Collaboration ในทีมได้ยากมากยิ่งขึ้น

💻 การสื่อสารที่ไม่ดี อาจจะทำให้เกิดความเข้าใจผิดที่คาดเคลื่อน ซึ่งส่งผลต่อประสิทธิภาพและคุณภาพของงาน อาจจะทำให้ได้งานที่ไม่ตรงกับความต้องการ หรือต้องนั่งแก้งานกันบ่อยๆ

โดยเฉพาะการคุยงานผ่าน 'ตัวอักษะ' ผ่านแชท ผ่านอีเมล ที่ไม่ได้ยินน้ำเสียง ท่าทาง และมีข้อจำกัดในการอธิบายให้เห็นภาพ ซึ่งอาจจะทำให้งานล่าช้า เสียเวลา และไม่สามารถสร้าง Teamwork ได้ประสบผลสำเร็จ

How to Work remote

📍 6 เทคนิค เพื่อการสื่อสารกับทีมในช่วง Work From Home

1. เลือก 'เครื่องมือ' ให้ปัง (Select Professional Tools)

"ลงทุนในซอฟต์แวร์สำเร็จรูปที่จะช่วยให้ทำงานง่ายขึ้น"

ปัจจุบันมี ซอฟต์แวร์และแพลตฟอร์มมากมายที่ทำให้สามารถบริหารจัดการทีม และสามารถทำงานทางไกลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เช่น Slack, Zoom, Microsoft Team, Google Meet, Asana, Trello และ ClickUp

การประชุมแบบเห็นหน้า จะช่วยทำให้ประหยัดเวลาในการอธิบายงานต่างๆ และสามารถทำให้คนในทีมเข้าใจกันได้ง่ายมากยิ่งขึ้น และการใช้โปรแกรม 'ช่วยจัดการโปรเจกต์' ก็ช่วยให้คนในทีมรับรู้ร่วมกันว่า ใครกำลังทำงานอะไร ไปถึงไหนแล้ว ซึ่งสามารถช่วยเพิ่ม Productivity ให้กับทีมได้ด้วยเช่นกัน

2. เช็คอินประจำวัน (Daily Check-in)

"เช็คอินผ่าน Video Call สั้นๆ ในตอนเช้าของแต่ละวัน"

Update ว่าวันนี้ใครจะทำงานอะไรบ้าง ต้องการความช่วยเหลืออะไรจากทีมไหม มีคำถามอะไรเกี่ยวกับงานหรือเปล่า ก็จะช่วยให้การทำงานเป็นทีมนั้นดีและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

โดยแต่ละคนควรเตรียมตัวมาให้ดีว่าจะพูดในเรื่องอะไรบ้าง เช่น เมื่อวานทำอะไร? วันนี้จะทำอะไร? ต้องการความช่วยเหลืออะไร? ซึ่งการ Check-In ไม่ควรจะเป็นการประชุมที่ยืดเยื้อเกิด 15-20 นาที เพราะจะทำให้ประสิทธิภาพในการฟังลดลง นอกจากนั้นการถามคำถาม Check-In ที่ไม่เกี่ยวกับงาน ก็จะสามารถช่วยให้ทีมรู้สึกใกล้ชิดกันมากยิ่งขึ้นอีกด้วย

3. ตั้งจุดประสงค์ให้เคลียร์ (Set Goals & Objectives)

"ต้องทำให้ทีมเข้าใจ 'เป้าหมาย' ของงานที่ทำ"

บอกให้ชัดเจนว่างานที่กำลังทำอยู่มี 'จุดประสงค์' อะไร ทำไปเพื่ออะไร ทำแล้วจะได้อะไร การที่ทำงานแบบไร้จุดหมาย ทำไปวันๆ โดยที่ไม่รู้ว่าแก่นของงานที่ตัวเองทำอยู่คืออะไร อาจจะทำให้ไม่เกิดแรงจูงและไม่ท้าทายในการทำงาน

การตั้งจุดประสงค์ให้เคลียร์นอกจากจะช่วยให้ 'ทุกคนรู้หน้าที่ของตัวเองและลงเรือลำเดียวกัน' แล้วยังช่วยทำให้เกิดความสับสนในการทำงานน้อยลง ไม่ต้องมานั่ง Micromanagement จุกจิกจู้จี้ทีหลัง การกำหนด Deadline ก็เป็นตัวช่วยหนึ่งในการช่วยทำให้ได้งานตามเวลาและสามารถบริหารจัดการงานได้ง่ายมากยิ่งขึ้น

4. สื่อสารให้ชัดเจน (Communicate Clearly)

"การสื่อสารที่ไม่ชัดเจน จะนำไปสู่การเข้าใจผิดและเกิดความสับสนในทีม"

การทำงานทางไกลที่คนส่วนใหญ่มักจะเลือกใช้การพิมพ์ข้อความหรือส่งอีเมลหากันมากกว่าการโทรหากันหรือ Video Call กันบ่อยๆ ทำให้สามารถอธิบายความได้ยากมากกว่าคำพูด แถมยังไม่ได้ยินน้ำเสียง ไม่เห็นหน้า ซึ่งอาจจะส่งผลให้เกิดการตีความที่ผิดพลาดขึ้นได้และไม่ได้งานตามที่ต้องการ

การทำให้ข้อความสั้นกระชับที่สุด List ออกมาเป็นข้อๆ ว่าต้องการอะไร วันไหน สรุปสั้นๆ ง่ายๆ เพื่อหลีกเลี่ยงการสับสนเป็นทางเลือกที่ดีในการทำงานร่วมกัน แล้วก็อย่าลืมถามผู้รับสารด้วยว่าเข้าใจตรงกับเราหรือไม่ อย่าปล่อยผ่าน แต่ถ้าสุดท้ายแล้วไม่เข้าใจกันจริงๆ การโทรหาเพื่ออธิบายก็เป็นทางเลือกที่ดีที่สุด

5. ให้ 'ฟีตแบค' กันและกัน (Give Feedback)

"คำแนะนำที่สร้างสรรค์ ช่วยทำให้ปรับเปลี่ยนและพัฒนาได้"

การทำให้ Feedback ที่ดี ไม่ใช่การติชมหรือบ่น แต่เป็นการแนะนำให้เกิดการพัฒนาในชิ้นงานนั้นๆ บริษัทที่ดีควรสร้างบรรยากาศที่คนในทีมสามารถให้ Feedback กันได้เป็นเรื่องปกติ โดยไม่เอาเรื่องส่วนตัว และความรู้สึกส่วนตัวเข้ามาปนเพื่อความเป็น Professional ไม่มีใครเพอร์เฟคไปซะทุกอย่าง การรับฟังความคิดเห็นคนรอบข้างก็จะทำให้เรารู้จักตัวเองมากยิ่งขึ้น

การจัด One-On-One Session การคุยแบบตัวต่อตัวของคนในทีมแต่ละคน เดือนละครั้งเพื่อให้ Feedback ซึ่งกันและกัน ก็ยังสามารถช่วยให้เกิดการพัฒนาการทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นอีกด้วย

6. ฉลองความสำเร็จร่วมกัน (Celebrate Together)

"สร้างแรงจูงใจในการทำงาน ด้วยการฉลองความสำเร็จ"

การฉลองความสำเร็จไม่จำเป็นต้องเป็นค่าตอบแทนที่เพิ่มขึ้นหรือเงินโบนัสเสมอไป การฉลองความสำเร็จเล็กๆ ในแต่ละเดือนหรือเมื่อทำ Project สำเร็จร่วมกัน ก็จะช่วยทำให้เกิดอารมณ์ร่วมและรู้สึกถึงความเป็น Teamwork ในการทำงานร่วมกันมากยิ่งขึ้น

การทำงานในยุคดิจิทัลที่การทำงานทางไกลถือเป็นเรื่องปกติ และคนในทีมอาจจะอยู่ที่ไหนในโลกก็ได้ การฉลองความสำเร็จร่วมกันง่ายๆ อาจจะทำได้โดย การ Video Call กินอาหารกลางวันด้วยกัน, การส่งขนม อาหาร ไวน์ หรือสิ่งของเล็กๆ น้อยๆ ไปให้ หรืออาจจะทำกิจกรรมอื่นๆ ร่วมกันผ่านโลกออนไลน์ นอกจากนั้นการชื่นชมทีมงานแต่ละคนแบบตัวต่อตัวในเรื่องที่ทำสำเร็จ ก็ยังช่วยให้เกิดความรู้สึกดีต่อการทำงานอีกด้วย

การสื่อสารภายในทีมของคุณเป็นยังไง? สามารถปรับตัวมาใช้เครื่องมือยุคดิจิทัลได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือเปล่า?

About the Author

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

en_USEnglish